ERP: um guia completo sobre o tema

Os sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) são a espinha dorsal das empresas modernas. Inclusive, a agilidade proporcionada por um software ERP apoiado por processos de negócios aprimorados pode ajudar qualquer organização a competir no ambiente de negócios atual.

Você tem dúvidas sobre os ERPs? Neste post explicaremos tudo sobre o tema.

O que é um ERP?

O ERP é um sistema de aplicações integradas que gerencia processos e operações de negócios do dia a dia em finanças, recursos humanos, compras, distribuição, cadeia de suprimentos e outras funções.

Os sistemas ERP são críticos para a maioria das organizações porque integram todos os processos necessários para executar seus negócios em um único sistema que também facilita o planejamento de recursos.

Quando e como surgiu o ERP?

O termo ERP foi usado pela primeira vez na década de 1990 pelo Gartner Group, mas os sistemas de planejamento de recursos empresariais têm raízes profundas na indústria de manufatura desde a década de 1960.

Naquela época, esses fabricantes precisavam de uma maneira melhor de gerenciar, rastrear e controlar seu estoque. Soluções básicas de software, conhecidas como MRPs ou sistemas de planejamento de requisitos de materiais, foram desenvolvidas para atender às suas necessidades. Esses sistemas os ajudaram a monitorar o estoque, bem como incluíram funções básicas de fabricação, compras e entrega.

Durante a década de 1970, mais e mais fabricantes começaram a adotar sistemas MRP e os próprios sistemas ficaram mais sofisticados. Na década de 1980, os sistemas MRP evoluíram para o que ficou conhecido como MRP II ou sistemas de Planejamento de Recursos de Manufatura.

Já a partir de 1990 os primeiros (e verdadeiros) ERPs entraram em uso. Eles se expandiram além do controle básico de estoque e processos de fabricação para incluir outros departamentos e funções, como contabilidade, finanças e vendas. Esses sistemas prepararam o cenário para as soluções de ERP como são conhecidas hoje, integrando vários processos e departamentos em um único sistema.

Qual a importância de adotar um ERP?

A implementação de sistemas de gestão interna, como um ERP, acabam por ser imprescindíveis. Já há muito tempo deixou de ser opcional para as empresas mais tradicionais a adoção de recursos tecnológicos que otimizam e conectam diversas áreas da organização.

Os avanços tecnológicos têm trazido significativas mudanças para as indústrias de todos os modelos, tamanhos e mercados. Isso é a nova revolução industrial, a Indústria 4.0, em que as otimizações sobre a produção, sistemas de negócio, automação de equipamentos e processos tomam lugar central e ditam as novas maneiras de fechar negócios no mundo moderno.

As 4 características de um ERP completo e eficaz

A escala, o escopo e a funcionalidade dos sistemas ERP variam muito, mas a maioria dos sistemas ERP oferece as seguintes características:

1. Integração em toda a empresa: os processos de negócios são integrados de ponta a ponta em todos os departamentos e unidades de negócios. Por exemplo, um novo pedido inicia automaticamente uma verificação de crédito, consulta a disponibilidade do produto e atualiza o cronograma de distribuição. Assim que o pedido é postado, a fatura é enviada.

2. Operações em tempo real (ou quase em tempo real): como os processos do exemplo acima ocorrem poucos segundos após o recebimento do pedido, os problemas são identificados rapidamente, dando ao vendedor mais tempo para corrigir a situação.

3. Recursos móveis: hoje as decisões de negócios são tomadas por grupos em movimento, seja em aeroportos, quartos de hotel ou em home office. Isso significa que os sistemas ERP devem permitir o uso móvel. As equipes devem ser capazes de realizar suas tarefas em tempo real, a partir de vários locais para garantir que os objetivos da organização sejam atendidos.

4. Desempenho intuitivo: um dos principais problemas enfrentados por muitas empresas é que seu sistema ERP é simplesmente muito complicado para ser 100% utilizado por especialistas que não são de TI. Um sistema com desempenho intuitivo pode não apenas garantir um retorno total do investimento, mas também garantir que o sistema seja bem recebido e usado por todos os membros da equipe.

6 boas razões para investir em um ERP

Os ERPs estão transformando negócios em todo o mundo, incluindo os de seus concorrentes. Isso por si só deveria ser motivo suficiente para considerar investir em um sistema ERP. No entanto, existem muito mais justificativas para que empresas de todos os tamanhos e setores adotem uma tecnologia projetada para gerenciar melhor os processos de negócios de maneira integrada e em tempo real.

Os sistemas ERP são um investimento nas operações, eficiência, inteligência e produtividade da sua empresa. Todos os benefícios de um sistema ERP, em última análise, se voltam para essas melhorias, que permitem que a organização se torne mais produtiva, mais competitiva e melhor posicionada para atender às necessidades de seus clientes.

Aqui estão as 6 principais razões pelas quais sua empresa deve investir em um sistema ERP.

1.Gestão empresarial simplificada

Existem muitos processos que mantêm seu negócio funcionando todos os dias. Desde recursos humanos e finanças, cadeia de suprimentos até estoque, compras, controle de qualidade, vendas e muito mais, há muitos componentes a serem considerados para manter o negócio estável.

Com os sistemas ERP, essas funções são simplificadas em um sistema confiável. Ao conectar e integrar todas as áreas de operações e gerenciamento de negócios, os departamentos ficam conectados uns aos outros com informações precisas e atualizadas.

2. Colaboração aprimorada

Os recursos dos ERPs melhoram a colaboração. Como mencionado anteriormente, o banco de dados centralizado é parte integrante do que torna um ERP único. Com esse banco de dados, você fornece à sua empresa uma única fonte confiável para trabalhar.

Além disso, um banco de dados reduz qualquer hesitação ou paralisação durante os projetos, pois todos os membros da equipe têm acesso aos dados de que precisam em toda a empresa. Além disso, não há necessidade de mesclar informações em vários sistemas ou fontes. Como todos os dados são compilados, armazenados, compartilhados e acessados por meio de um único sistema, não há preocupação com a precisão, integridade ou cibersegurança dos arquivos de dados.

3. Informações em tempo real

Os clientes de hoje esperam que a sua empresa seja flexível e responsiva. Eles estão acostumados a respostas em tempo real, o que pode ser um desafio, a menos que você tenha acesso aos dados mais atuais quando e onde precisar.

E sua empresa precisa planejar, prever com precisão, tomar decisões informadas e ficar por dentro dos desenvolvimentos de negócios e concorrentes em constante mudança. Os sistemas ERP fornecem análises e dados em tempo real de que você precisa para fazer tudo.

4. Clientes mais satisfeitos

Gerenciar seus clientes nunca foi tão importante. E, na era digital atual, mais e mais pessoas recorrem à internet para receber conselhos sobre que roupa vestir, o que comer e como viver suas vidas. E com 84% dos consumidores confiando nas avaliações on-line tanto quanto confiariam em um amigo, as opiniões anteriores dos clientes são mais impactantes do que nunca.

A melhor maneira de melhorar a satisfação do cliente é fornecer bens e serviços centrados nesses consumidores. O ERP fornece esses insights de algumas maneiras diferentes.

Em primeiro lugar, a maioria dos ERP está equipada com uma ferramenta de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) ou pode ser facilmente integrada a uma. Com um ERP, seu CRM tem acesso a dados em todas as funções de negócios.

Juntamente com as informações de contato, um CRM integrado pode mostrar detalhes como histórico de pedidos e informações de cobrança. Isso permite que sua equipe veja seus clientes de forma mais holística para obter uma melhor compreensão de seus desejos e necessidades. A maior visibilidade do cliente ajuda você a formular sua estratégia de vendas para melhorar a geração de leads.

5. Conformidade simplificada e gestão de riscos

À medida que as empresas crescem e fazem negócios em diferentes países, pode ser difícil acompanhar todas as diferentes regulamentações impostas ao negócio. Mesmo as empresas locais precisam se preocupar com vários regulamentos ambientais, de segurança da informação e de recursos humanos.

Felizmente, os melhores ERPs são criados com esses regulamentos em mente para ajudá-lo a manter a conformidade em todas as etapas. Além disso, o ERP geralmente fornece ferramentas para gerenciar riscos. A confiabilidade e a precisão aprimoradas dessa solução melhoram o gerenciamento financeiro geral, pois há menos chances de erros durante a contabilidade.

As ferramentas de previsão também permitem que os usuários prevejam eventos quando se trata de demanda, mão de obra e orçamento. Com essas informações em mãos, você pode criar orçamentos, cronogramas e planos de desenvolvimento de produtos mais seguros.

6. Redução de custos

Com dados em tempo real sobre as operações da empresa, os ERPs permitem que os tomadores de decisão planejem melhor as estratégias usando julgamentos baseados em dados.

Os ERPs também são extremamente valiosos quando se trata de reduzir o trabalho administrativo e, portanto, os erros humanos. Pense nisso: quando seus funcionários passam o dia repetindo tarefas manuais, é provável que cometam um ou dois erros.

A automação permite que os dados sejam enviados de uma parte do sistema para outra, sem qualquer chance de erros de entrada, o que pode acabar custando caro para o seu negócio.

ERP nos diferentes setores

Muitas organizações acabam utilizando um software padrão, pagando por um sistema com funcionalidades que nunca são utilizadas por não serem compatíveis com o negócio ou gastam muito tempo e dinheiro com customizações.

Estes sistemas genéricos são construídos em um tamanho único, que pode carecer de integração total de funcionalidades-chave para um negócio específico. A falta de integração pode ocasionar exibições restritas de dados e exigir personalizações custosas para atender aos requisitos exclusivos do setor e dos negócios.

É por esse motivo que, em vez de adquirir um software padrão, o ideal é escolher um sistema específico, que inclua apenas as ferramentas e recursos que, de fato, serão úteis para o negócio.

ERP específico para o setor traz ainda mais vantagens

Um sistema personalizado é projetado especificamente para a indústria de atuação da empresa, fornecendo funcionalidades avançadas para necessidades específicas. O software integra os principais processos de negócios aos processos operacionais, permitindo total visibilidade e controle sobre a empresa.

Conheça, a seguir, mais vantagens dessa personalização:

1. Aumenta a eficiência e a produtividade nas rotinas;

2. Oferece segurança e velocidade na nuvem;

3. Permite integração com outras soluções do setor;

4. Reduz custos com manutenções, upgrades e customizações;

5. Apresenta facilidade de adoção;

6. Possibilita maior controle sobre o ciclo de produção.

ERP para indústria de alimentos e bebidas

Os sistemas ERP desempenham um papel significativo na transformação digital bem-sucedida da indústria de alimentos. Uma pesquisa realizada pela Food Business Insights mostra que 56,9% de todos os participantes já usam software de planejamento de recursos empresariais para seus negócios de alimentos.

Um ERP pode ser usado por fábricas de alimentos e bebidas para otimizar os processos específicos dessas indústrias, monitorando e simplificando as operações.

Este sistema ajuda a dimensionar lotes de alimentos de acordo com as necessidades, encontrar ingredientes substitutos, otimizar a vida útil das matéria-primas, rastrear a validade do que é produzido, apoiar a conformidade alimentar, otimizar a produção, reduzir o desperdício, seguir os regulamentos de segurança alimentar e garantir a entrega pontual.

ERP para manufatura

Um ERP para manufatura refere-se a um software usado para planejar, gerenciar e fornecer funcionalidades específicas que dão suporte a fabricantes e operações de negócios de manufatura.

Os sistemas para máquinas e equipamentos industriais são desenvolvidos para oferecer suporte e integração flexíveis a qualquer processo de negócios, criando uma plataforma completa de gerenciamento de negócios para empresas de manufatura.

Com um sistema ERP usado em manufaturas é possível gerenciar e controlar aspectos internos da companhia, promovendo melhorias na qualidade, atendimento ao cliente e promover condições para elevar a produtividade de seus colaboradores.

A ferramenta conta com recursos que estendem a capacidade das operações industriais, integrando todo e qualquer componente por meio das conexões realizadas pela ferramenta.

Vale a pena manter um ERP em nuvem ou on-premise?

Existem duas possibilidades de implementação do seu ERP: em nuvem ou on-premise. O sistema on-premise é instalado diretamente nos servidores internos, localmente. Já o software na nuvem é acessado via internet como um serviço, por uma taxa específica de contratação.

É fundamental destacar que a cloud oferece as melhores possibilidades e os recursos de última geração para atender a demandas, otimizar a produtividade, reforçar a segurança e reduzir os custos.

Um exemplo são as possibilidades da nuvem multitenant, que aloca um único servidor ou recurso computacional para várias empresas. A vantagem é possuir um serviço barato, que apresenta bom desempenho, preocupação com compliance e que não envolve complicações técnicas.

Saiba mais: baixe o nosso infográfico Compare on-premises vs. Nuvem multi-tenant e se informe ainda mais sobre as suas diferenças.

ERP: como selecionar o fornecedor ideal

Só porque uma plataforma de ERP é reconhecida, não significa que seja uma boa opção para o seu negócio. Para escolher um sistema ERP otimizado para sua empresa, aplique estas práticas recomendadas e siga estas etapas durante o processo de seleção do ERP:

1. Crie uma equipe de pesquisa e seleção de ERP: nenhum profissional de TI ou executivo da empresa deve trabalhar sozinho ao pesquisar e selecionar uma plataforma de ERP. Incorpore não apenas pessoas de TI, mas também os usuários de diversos setores.

2. Audite os fluxos de trabalho corporativos: antes de selecionar uma solução de ERP, considere o que funciona ou não nos seus processos e aplicações de negócios atuais. A melhor maneira de obter uma imagem holística dos fluxos e gargalos é realizar uma auditoria de rede. O processo ajudará a identificar silos e problemas atuais, procurar ferramentas legadas que precisam ser substituídas ou não estão mais em uso.

3. Concentre-se em melhorias na qualidade dos dados: ao fazer uma grande mudança de sistema, é uma boa ideia não replicar quaisquer problemas de dados, erros ou ineficiências. Considere a limpeza de dados e essa etapa economizará tempo e dinheiro da sua equipe e também lhe dará uma ideia melhor de onde os dados estão atualmente e como são usados.

4. Priorize os módulos de ERP para seus casos de uso: cada empresa precisará de diferentes módulos de ERP para administrar seus negócios com eficiência. Considere onde estão os maiores pontos problemáticos. Esteja você procurando gerenciar fluxos na cadeia de suprimentos ou o ciclo de vida do funcionário, a maioria dos principais fornecedores terá um módulo que simplifica sua abordagem.

5. Prepare documentação e perguntas para uma demonstração do produto: como clientes de ERP em potencial, sua equipe deve pedir demonstrações do produto. Mas antes de realmente passar pelo processo, prepare a documentação e as principais perguntas para garantir que ela cubra tudo o que você precisa saber antes de escolher

Implementação de ERP: passo a passo

As implementações de ERP mais bem-sucedidas são lideradas por um membro executivo que apoia o caso de negócios, monitora o progresso, preside o comitê de direção, remove obstáculos e captura os benefícios.

O CIO trabalha em estreita colaboração com essa pessoa para garantir que seja dada atenção adequada à integração com sistemas existentes, migração de dados e atualizações de infraestrutura.

Reportando-se à equipe executiva do programa, deve haver um gerente de projeto de negócios e um gerente de projeto de TI. Se a empresa contratou uma empresa de integração de ERP, seus gerentes de projeto devem fazer parte da equipe principal do programa.

A maioria dos profissionais de TI estrutura a implementação de um ERP da seguinte maneira:

Passo 1 - Aprovação: o patrocinador executivo supervisiona a criação de todas as documentações necessárias para aprovação do projeto. O documento principal, geralmente chamado de caso de negócios, inclui uma descrição dos objetivos e escopo do programa, custos e cronograma de implementação, riscos operacionais e de desenvolvimento e benefícios projetados. O patrocinador executivo então apresenta o caso de negócios aos executivos apropriados para a aprovação formal.

Passo 2 - Planejamento do programa: o cronograma agora é refinado em um plano de trabalho, que deve incluir a:

• Escolha dos membros da equipe;

• Seleção de parceiros externos (especialistas em implementação, gerenciamento de mudanças organizacionais e técnicos);

• Finalização dos contratos;

• Planejamento de atualizações de infraestrutura;

• Documentação de tarefas, recursos e tempo com o máximo de especificidade possível.

Passo 3 - Configuração do software: esta fase é a maior e mais difícil. Inclui a análise de lacunas nos processos de negócios atuais e aplicações de suporte, configuração de parâmetros no software ERP para refletir novos processos de negócios, conclusão de qualquer personalização necessária, migração de dados usando definições de dados padronizados, realização de testes de sistema e fornecimento de toda a documentação funcional e técnica.

Passo 4 - Implantação do sistema: antes da transição final, várias atividades devem ser concluídas, incluindo treinamento da equipe no sistema, suporte de planejamento para responder a perguntas e resolver problemas após o ERP estar operacional, teste do sistema e a tomada da decisão de “Go live” em conjunto com o patrocinador executivo.

Passo 5 - Estabilização do sistema: após a implantação, a maioria das organizações experimenta uma queda no desempenho dos negócios, pois a equipe está aprendendo novas funções, ferramentas, processos de negócios e métricas. Além disso, dados mal limpos e gargalos de infraestrutura causarão interrupções. Todos impõem uma bolha de carga de trabalho na equipe de implantação e suporte do ERP.

Jornada de implementação do ERP: como a Infor pode ajudar

Em seu Quadrante Mágico de 2022 para ERP em nuvem para empresas centradas em produtos, o Gartner observou que “as organizações centradas em produtos estão adotando rapidamente aplicativos de ERP em nuvem com automação de processos e recursos analíticos superiores. Os líderes de aplicativos devem usar este Quadrante Mágico para avaliar fornecedores de ERP em nuvem como parte de uma estratégia combinável que enfatiza padronização e agilidade”.

A Infor está construindo o futuro dos aplicativos de nuvem corporativos específicos do setor e é líder global em software de nuvem de negócios. Descubra por que o Gartner® nomeou a Infor como líder no Magic Quadrant™ de 2022 para Cloud ERP para empresas centradas em produtos.

• Capacite sua força de trabalho: automatize processos complexos e aumente a colaboração em todo o seu ecossistema de negócios.

• Acesse a visibilidade em tempo real: aproveite os insights no contexto e no nível da empresa para permitir uma tomada de decisão rápida e baseada em dados.

• Acelere o tempo de valorização: um modelo ágil de implementação de ERP aumentará o tempo de retorno e fornecerá escalabilidade para recursos complementares à medida que as necessidades evoluírem.

As soluções de ERP em nuvem da Infor® oferecem recursos específicos sem personalizações ou integrações extensas, combinando a plataforma de nuvem da Infor construída em serviços de infraestrutura da Amazon Web Services® (AWS®) e Infor OS. Ao migrar aplicações de negócios críticos para a nuvem, as organizações experimentam atualizações automáticas que oferecem os mais recentes avanços em funcionalidade corporativa.

Independentemente do setor em que você atua, a Infor está pronta para fornecer soluções de ERP adaptáveis e abrangentes que impulsionam os resultados dos negócios. Os sistemas da Infor são desenvolvidos com base em décadas de experiência nos principais segmentos verticais da indústria, por especialistas que entendem os desafios únicos que sua organização enfrenta.