Seleção de ERP: o que considerar?

A seleção de ERP (Enterprise Resources Planning) é um passo essencial, já que é um sistema responsável por integrar o gerenciamento dos recursos e processos de uma organização. O software organiza dados, fornece relatórios ágeis e precisos, melhora a qualidade das análises gerenciais e, por consequência, auxilia na tomada de decisões dos gestores.

Por isso, a escolha de um sistema empresarial é de suma importância para o sucesso de uma organização a médio e longo prazo. Mas, para cumprir essas funções, o ERP deve estar alinhado aos objetivos e perfil do negócio, permitindo integrações à cadeia operacional da empresa e facilitando a criação de fluxos de trabalho ágeis.

Neste artigo, vou abordar aspectos importantes envolvidos na seleção de um ERP, mostrando o que é necessário avaliar e as características indispensáveis em um bom sistema. Ao final, forneceremos algumas indicações sobre como implementá-lo com eficiência. Boa leitura!

O que é necessário avaliar na seleção de um ERP?

O primeiro passo para escolher um ERP é analisar o que a empresa realmente necessita. Assim, é importante verificar quais setores exigem automatização e integração dos processos. Nesse sentido, é interessante que cada departamento documente a atual rotina e funções que podem ser melhoradas com a implementação de um sistema. Veja, a seguir, o que mais é necessário avaliar.

Objetivo/meta desse ERP para a empresa

A seleção de um ERP exige que ele seja adequado ao setor da empresa. Por isso, os objetivos devem estar definidos de forma clara, pois, normalmente, o software conta com muitas funcionalidades que podem não ser necessárias. Nesse sentido, considere as reais motivações, como:

• aumento no rendimento de produção;
• melhora na avaliação do cliente da equipe de vendas;
• redução de atrasos, entre outros objetivos.

Recursos financeiros disponíveis

Outro aspecto a ser avaliado diz respeito aos recursos financeiros disponíveis para a implementação. Assim, antes de buscar a solução ideal, organize as despesas da empresa e avalie o investimento possível para atender a essa necessidade, sem prejudicar as finanças. Também é importante projetar eventuais gastos adicionais que o sistema pode exigir, como servidores, computadores para a equipe, entre outros.

Tipo de tecnologia de ERP adequada

Para escolher um ERP adequado, é preciso identificar a melhor tecnologia para a empresa. Ele pode ser tradicional ou na nuvem. A principal diferença entre essas tecnologias é o local de armazenamento dos dados e onde a integração ocorre.

O sistema tradicional é implementado nos servidores físicos da organização para armazenar as informações, aspecto que pode aumentar os riscos para os dados e equipamentos. Já o ERP na nuvem, como o próprio nome indica, proporciona um armazenamento online, seguro contra eventuais perdas. A propósito, a cibersegurança é algo que todas as empresas devem adotar.

Nesse sentido, um sistema na nuvem, como o que a Infor oferece, é o mais indicado. Além de atender às necessidades de trabalho remoto, impostas pela pandemia da Covid-19, essa tecnologia oferece diversas outras vantagens, como:

• redução de custos — exige menos recursos para desenvolvimentos e manutenção;
• crescimento acelerado — facilita a expansão geográfica da empresa, pois não exige instalações locais;
• aumento na eficiência — ajuda a automatizar diversas etapas dos processos industriais;
• visibilidade completa — permite acesso às informações em tempo real sobre recursos do chão de fábrica;
• previsão de tendências — informações ágeis que possibilitam a tomada de decisões imediatas em resposta às transformações do mercado, aproveitando oportunidades.

Quais são as características indispensáveis de um bom ERP?

Um bom sistema ERP tem suas próprias características que devem ser observadas na hora da escolha, como suporte técnico eficiente, tecnologia escalável, documentação e funcionalidades específicas para o setor, conforme comentamos a seguir.

Suporte técnico eficiente

O suporte dado ao usuário é um aspecto crucial para o sucesso da implementação e uso do sistema integrado. Por isso, é preciso considerar o apoio que a desenvolvedora do ERP proporciona aos clientes. Isso porque um atendimento ágil pode reduzir drasticamente o tempo gasto para a resolução de problemas, como falhas e travamentos, bem como esclarecimento de dúvidas.

Nesse sentido, para acertar na escolha do fornecedor, é importante buscar informações que indiquem a experiência, idoneidade e agilidade no atendimento, como:

• pesquisas de satisfação dos clientes (NPS);
• reputação no mercado;
• forma de funcionamento do suporte;
• quantidade de chamadas estabelecidas;
• existência de central de ajuda com informações completas;
• chat online;
• treinamento;
• acompanhamento de especialistas na implementação.

Tecnologia escalável

A exigência dessa característica em um ERP é no sentido de garantir que a empresa não necessite trocar de sistema em casos de expansão do negócio ou mudança de localização geográfica. Assim, uma solução escalável é a que permite a adição de novas funcionalidades sem perder a performance.

Documentação

O documento Service Level Agreement (SLA), ou Acordo de Nível de Serviço, estabelece as obrigações da empresa responsável por desenvolver o software de gestão. Dessa forma, a empresa precisa criar um acordo que englobe um conjunto de indicadores, suporte e métricas de desempenho. Com isso, é possível garantir um ERP para atender as necessidades de médio e longo prazo do negócio, com maior precisão.

Funcionalidades específicas do setor

As soluções existentes são projetadas para atender as demandas específicas de segmentos. Quando a empresa consegue investir em um ERP adequado ao seu negócio, a implantação ocorre de maneira ágil e os resultados tendem a surgir logo. Assim, o investimento é retornado em pouco tempo.

Como implementar um ERP?

Para obter sucesso na implementação de um ERP, é fundamental montar uma equipe de projeto eficaz. Isso porque ela pode ajudá-lo não apenas a selecionar o sistema adequado à sua organização, mas também atenuar a resistência dos funcionários, garantindo a adesão.

Membros da equipe

Essa equipe deve incluir pessoas dos setores que serão afetados pelo novo sistema. Cada indivíduo precisa contribuir com um conhecimento profundo do atual sistema, processos do negócio e visão sobre como o novo sistema pode impactar o seu cotidiano. O envolvimento dos colaboradores desde o início garante uma adesão de nível sênior ao longo do processo e mantém a resistência sob controle.

Patrocinador executivo

O patrocinador executivo deve se reportar diretamente ao CEO e contar com um ponto de vista que abranja todas as áreas afetadas da organização. O ideal é que ele esteja familiarizado com o atual sistema e tenha experiência em seleção de sistema ERP.

Sua função é supervisionar a construção do business case para o novo sistema ou atualização do ERP e apresentar os benefícios da mudança às partes interessadas. Assim, a figura do patrocinador adicionará um apoio de alto nível ao projeto, podendo ajudar a dissipar eventuais conflitos interdepartamentais que possam ocorrer.

Gestor de projeto

É preciso também nomear um gestor de projeto para supervisionar o processo de seleção de ERP de maneira abrangente e fazer a coordenação ao longo do processo. Isso garante uma implementação no prazo e dentro do orçamento. Para a consistência, o mandato do gerente deve durar o tempo necessário para seleção do sistema, negociação e fase inicial da implementação.

Após montar a equipe, é preciso se empenhar em escolher o ERP adequado à sua empresa. Nesse sentido, ERP da Infor é uma das opções de solução em nuvem focado no setor, com capacidade para atender desde indústrias globais, com necessidades complexas, até organizações com produções menores em um único local.

O Infor LN oferece implementação rápida e econômica, com integração no chão de fábrica, alcançando toda a cadeia de suprimentos, com operações de:

• finanças;
• gerenciamento de compras e parceiros de negócios;
• gestão de qualidade;
• gestão de serviços.

Além disso, as análises contextualizadas específicas do setor ajudam a reunir dados em tempo real e monitorar métricas para a melhoria da comunicação com os seus parceiros de negócios, onde quer que estejam. Conheça os demais diferenciais:

• controle completo da linha de montagem para acomodar alterações de última hora solicitadas pelo cliente e produtos complexos;
• ERP global de instância única na nuvem ou no local;
• ferramentas extensíveis para personalização sem alterar o código-fonte;
• localmente compatível para 49 países;
• processos de negócios incorporados com base em práticas recomendadas do setor;
• suporte para projetos de manufatura sob encomenda, para estoque e repetitiva;
• visibilidade da cadeia de suprimentos desde a produção e englobando os processos de envio, manutenção, garantia e recondicionamento.

Conforme comentamos ao longo deste artigo, a seleção de ERP é um momento decisivo que atinge o desempenho da empresa e impacta diretamente em seus resultados, podendo afetar a sua competitividade de maneira positiva. Por isso, é importante escolher um sistema adequado, com tecnologia em nuvem, como o que a Infor oferece para a transformação digital na indústria.

Essas informações foram úteis? Para saber mais sobre o sistema ERP LN da Infor, baixe o e-book e conheça todos os detalhes e vantagens dessa solução em nuvem!