Descubra como fazer uma gestão eficiente dos custos de armazém

Aumentar a produtividade na gestão de armazéns implica não só em maiores lucros, mas também, em satisfação do cliente. Gerenciar a armazenagem é uma atividade complexa, visto que envolve pessoas e tecnologias que precisam atuar de maneira conjunta, minimizando erros e aumentando a eficiência das operações.

As atividades típicas de armazenagem envolvem quatro etapas: recebimento, guarda de materiais, separação de pedidos e despacho. Neste post, trago conhecimentos relevantes sobre como se pode gerenciar os custos dos armazéns e produzir mais valor. Confira!

Quais os principais custos de armazém?

Antes de falar sobre os custos de armazém, apresento uma definição desse conceito. Trata-se de uma “caixa”, um “pulmão”, um “depósito” que pertence a uma operação de manufatura ou comercial, que se encarrega de receber bens, armazená-los, encontrá-los conforme uma ordem de um cliente, para então preparar o despacho e emitir a fatura fiscal e de transporte.

O custo de armazém é o custo relacionado às atividades de armazenagem: (1) recebimento, (2) “putaway” (guardar os materiais), (3) “picking” (selecionar e pegar os bens que serão despachados) e (4) despacho.

Os principais custos e despesas para a realização dessas etapas são: mão de obra, aluguel (ou compra, com a respectiva depreciação) do espaço, de máquinas e equipamentos, manutenção de máquinas, equipamentos e infraestrutura física.

Mão de obra

O principal custo de um armazém é mão de obra, paga por meio de folha de pagamento, além de encargos, benefícios, impostos e taxas previstos na legislação trabalhista.

Aluguel do espaço

Além de arcar com o aluguel do espaço referente ao armazém, a empresa precisa pagar mensalmente a conta de água e energia. Além disso, geralmente, é preciso pagar o IPTU do espaço, além de realizar manutenções sempre que necessário, relacionadas, por exemplo, com hidráulica, prevenção de incêndios e instalação elétrica.

Máquinas e equipamentos

As máquinas e equipamentos demandam manutenção e se depreciam ao longo do tempo. Além das estanterias, balanças e leitores, os equipamentos de movimentação são os que geram maiores custos e cuidados: empilhadeiras elétricas e a gás, transpaleteiras elétricas e a gás, esteiras transportadoras e separadoras, robôs e drones. Conhecer o estado de manutenção e a vida útil de cada equipamento é fundamental para evitar paradas da operação e para a gestão dos custos com reparos e sobressalentes.

Como gerenciar esses custos de armazém?

Sobre custos, também ressalto que eles estão relacionados às atividades de armazenagem: recebimento, put away (guardar os materiais), picking (selecionar e pegar os bens que serão despachados) e despacho. Portanto, uma boa gestão desses custos passa pela obtenção de dados, que oriundos de:

• folha de pagamento;
• despesas com fornecedores;
• relatórios internos de perdas.

Comparação é a palavra que habilita a gestão dos custos de armazém, na minha visão. É importante fazer estudos de benchmarking, visto que a análise de concorrência permite identificar distorções nos custos totais e nos fatores que os constituem. Comparações podem ser feitas internamente (um armazém contra outro armazém, padronizados segundo o movimento de cada um) como externamente (contra armazéns de concorrentes).

Para facilitar o entendimento, pode se comparar o número de funcionários para movimentar um certo número de itens por dia. Você pode concluir que seu armazém consome uma quantidade de horas extras maior que os concorrentes ou que sofre um nível elevado de perdas, acima do concorrente. Uma vez identificadas as causas dessas distorções, a gestão deve atuar para eliminar as falhas.

Isso é feito por meio de orientação e mudança de processos e procedimentos, a partir de ajustes pontuais (por exemplo, devolução de empilhadeiras ociosas). Também são necessários ajustes radicais na gestão de um armazém, caso aconteçam greves, paradas de transportadores ou aumento generalizado de custos e despesas, no intuito de alcançar as metas propostas no planejamento.

Bom planejamento

O planejamento do armazém é feito com base no levantamento dos custos. Isso dará uma boa previsibilidade dos gastos fixos e variáveis da atividade.

Métodos de armazenamento

Dependendo do produto armazenado, é preciso implementar métodos para lidar, por exemplo, com itens perecíveis. O uso de uma metodologia específica é bastante útil, pois implica em vantagens como o aumento na organização do armazém e a melhor otimização do espaço. Alguns produtos não podem se misturar ou estar próximos uns aos outros – por exemplo, produtos que exalam contaminantes ou reagentes em outros produtos precisam ser isolados. Isso só é possível por um controle preciso dos itens e de suas localizações dentro do armazém. Parece fácil até a hora que se estocam milhares de produtos diferentes dentro de um mesmo armazém.

Auxílio da tecnologia

Um armazém com processos informatizados e alinhados com a transformação digital tende a trazer resultados de curto e longo prazo.

A tecnologia em armazéns impacta em diversas frentes permite redução de necessidade de pessoal, menores riscos de operação, melhor qualidade nas atividades de picking e despacho, e consequentemente menor custo de operação nas atividades de armazenagem.

Gêmeos digitais auxiliam na condução de simulações nos processos de putaway e picking, reduzindo assim as movimentações necessárias, aumentando a produtividade laboral e reduzindo danos e perdas às mercadorias.

Drones são usados na contagem física, aumentando a rapidez e redução de interrupções nas operações de armazenagem.

A geração de informação precisa – onde está, quanto tem, qual é o estado de conservação – evita rupturas e falsos níveis de disponibilidade às áreas comerciais, no momento de confirmar a existência de mercadorias para a entrega e venda.

Antes de sair investindo em automação de armazéns, é aconselhável que os processos e controles estejam funcionando – e assim se evita a automação de atividades inúteis ou de se errar com maior velocidade.

Quais cuidados a serem tomados na gestão de armazém?

Sobre os cuidados na gestão de armazéns, vale lembrar o ditado: "custo é como unha: cortamos sempre porque não para de crescer". Como a armazenagem é uma atividade que impacta o nível de serviço prestado, quaisquer melhorias em termos de custos não devem entrar em contraste com o contrato firmado junto ao cliente, pois isso faz o negócio perder reputação.

A mão de obra é um item que, individualmente, pesa muito no custo total de armazenagem. Assim, todos os cuidados devem ser tomados para evitar paradas, como respeitar convenções, acordos sindicais, disponibilidade e rotação de pessoal e turnos de trabalho.

Os custos de armazém, embora sejam muitos, são melhor geridos e controlados com auxílio da tecnologia. Como vimos ao longo deste conteúdo, trata-se de uma atividade bastante complexa, envolvendo mão de obra, máquinas, equipamentos e sistemas.

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