Qual é a importância de adotar um inventário de estoque?

Lapsos no controle de dados, suspeitas equivocadas de furtos e aumento no risco de erros de gestão são apenas alguns dos obstáculos que se apresentam para empresas que não buscam colocar em prática um inventário de estoque eficiente. Além de dirimir o risco de encarar esses problemas, mantê-lo em dia é fundamental porque traz diversos benefícios para a lucratividade de uma organização.

Quer compreender melhor esse trabalho e por quais motivos ele deve ser feito de modo detalhado? Este artigo vai ajudar.

O que é inventário de estoque?

Basicamente, é uma prática fundamental para qualquer empresa que lida com produtos físicos, sejam eles materiais de produção ou itens prontos para venda. Trata-se de um trabalho que implica no registro detalhado do que está armazenado e disponível para a organização comercializar.

O objetivo principal é manter uma lista atualizada de todos esses recursos, assegurando que a companhia tenha visibilidade total sobre suas operações e possa tomar decisões informadas com base nesses dados.

Por que o inventário de estoque é importante?

A importância do inventário pode ser compreendida por meio de diversos aspectos, por exemplo, ele permite que a empresa saiba exatamente quais itens estão em estoque e em qual quantidade.

Quando essa ação é realizada adequadamente, é mais fácil planejar a produção e as compras necessárias de modo eficiente, evitando excessos ou escassez. Outro ponto importante é que um inventário preciso garante que a empresa fique apta a atender às demandas dos clientes de forma rápida e eficiente, minimizando atrasos e insatisfação.

Quais os riscos de negligenciar o inventário de estoque?

Negligenciar o inventário de estoque pode trazer uma série de riscos que afetam diretamente a eficiência operacional e a saúde financeira da empresa, por exemplo, a ausência desse controle de estoque eventualmente leva a uma falta de produtos essenciais.

Quando não há um registro do que está à disposição para que os trabalhos sejam concluídos, aumentam as chances de atrasos nas entregas, o que causa insatisfação dos clientes e potencialmente perda de vendas.

Em outro extremo, a negligência quanto ao inventário também tem potencial para ocasionar um excesso de itens guardados. Isso ocorre, principalmente, quando a empresa faz aquisições em uma quantidade acima do que seria necessário ou não consegue comercializar o que pretendia, tendo como resultado o acúmulo em seus armazéns.

Esse conteúdo não aproveitado devidamente não apenas ocupa espaço valioso de armazenamento, mas também pode levar à obsolescência de produtos e custos adicionais de manutenção.

De qualquer forma, sem dados precisos, as empresas acabam fazendo em algum momento pedidos em excesso ou em falta. Trata-se de obstáculos que vão afetar negativamente a gestão financeira e o fluxo de caixa.

Como fazer o inventário de estoque de maneira eficiente?

Realizar um inventário de estoque é uma atividade essencial para ter controle sobre recursos e garantir operações eficientes. No entanto, muitas vezes, essa tarefa parece desafiadora e complexa.

Para auxiliar, agora, confira como efetivar esse processo. Assim, você pode buscar precisão e organização ao longo da implementação do inventário com maior facilidade.

Comece pelo planejamento de estoque

Antes de iniciar o inventário, é imprescindível colocar em prática um planejamento de estoque detalhado. Isso envolve definir os objetivos desse controle, os métodos de contagem a serem utilizados e os recursos necessários para a tarefa.

Além disso, é importante designar uma equipe responsável pela atividade e garantir que todos os membros estejam devidamente treinados e preparados.

Escolha o método de contagem

Existem diferentes métodos de contagem que são utilizados no inventário de estoque, como contagem física completa, contagem cíclica e contagem por amostragem. Logo, é necessário escolher o mais adequado para o tipo de negócio e a quantidade de itens em estoque, cada um tem suas próprias vantagens e desvantagens.

Prepare o local de trabalho

Antes de iniciar a contagem, é essencial preparar o local de trabalho para garantir que o inventário seja realizado de forma eficiente. Isso costuma incluir a organização do estoque, a limpeza do ambiente e a preparação de ferramentas e equipamentos necessários para a ação, como etiquetas de identificação, scanners de código de barras e planilhas de registro.

Ainda, cabe às lideranças conscientizar as equipes a respeito da relevância desse processo de preparação, bem como adquirir aplicativos que auxiliem no registro de todo esse material — o que faz grande diferença prática.

Realize a contagem física dos itens

Com o local de trabalho preparado, é hora de realizar a contagem física dos itens em estoque. Dependendo do método escolhido, isso envolve a mensuração de todos eles ou de apenas uma amostra representativa.

Formalize o registro das informações

Após a contagem, todas as informações coletadas devem ser registradas em um sistema de gestão. Isso inclui o número de itens mensurados, as descrições de cada um e quaisquer outras informações relevantes. Manter esse controle de estoque é essencial para garantir que os dados estejam atualizados e acessíveis para futuras análises e tomadas de decisão.

Execute análise e ajustes

Por fim, é importante analisar os resultados do inventário e identificar discrepâncias entre o estoque físico e o registrado. Quando esses problemas são encontrados, é necessário investigar as causas e tomar medidas corretivas. Isso geralmente inclui a realização de auditorias adicionais, a revisão dos processos de contagem ou a implementação de medidas de controle mais rigorosas.

Realizar o inventário de estoque pode parecer uma tarefa desafiadora. Mas com o planejamento adequado e uma execução cuidadosa, é possível garantir que o processo seja feito de forma eficiente e precisa.

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