5 Tipps: Welches Hotelmanagement-System ist das richtige?

Dies ist die deutsche Fassung eines Artikels, der zuerst auf Englisch in HospitalityNet erschienen ist.

In den letzten Jahrzehnten standen Hoteliers vor zwei Hauptoptionen bei der Aktualisierung von Hospitality-Management-Software: die Anschaffung neuer punktueller Lösungen, die spezifische Herausforderungen adressieren oder die Einführung einer integrierten Plattform, die mehrere Funktionen an einem Ort verwaltet. Ein weiterer Faktor, den Hotels nun berücksichtigen müssen, ist die Entscheidung, ob sie Legacy-Systeme vor Ort beibehalten oder die Software mit der Cloud modernisieren sollen. Technologieorientierte Hoteliers wissen, dass der Umstieg auf die Cloud unvermeidlich ist, um in dieser wettbewerbsintensiven Branche erfolgreich zu sein. – Es geht nur darum, wann und wie dieser Schritt erfolgen soll.

Dennoch kämpfen viele Hotels immer noch mit veralteten Property Management Systemen. Das liegt oft an uneinheitlichen internen Prioritäten und Abläufen, was Hotels unsicher macht, welche Technologieinvestitionen ihre einzigartigen Anforderungen am besten erfüllen und langfristigen Mehrwert bieten können. Ein Bericht von Dell schätzt, dass Organisationen derzeit 60-80 Prozent ihres IT-Budgets für die Wartung vorhandener Hardware vor Ort und Legacy-Apps aufwenden, was nur 20-40 Prozent des Budgets für alles andere übrig lässt. Diese erheblichen Kosten können die Finanzierung von Initiativen einschränken, die zu erhöhten Einnahmen führen könnten.

Und überall dort, wo Legacy-Wartung erfolgt, steht man letztendlich vor der Unvermeidlichkeit von technischen Schulden – diese Kosten gehen Hand in Hand mit der Anwendung kurzfristiger technischer Lösungen. Mehr Code zu einem fehlerhaften System hinzuzufügen ist ein Rezept für eine Katastrophe, da die sich häufenden Fehler und Systemfehler Sie bald in einen verheerenden Zyklus ziehen, in dem Sie zunehmend mehr Aufwand und Ressourcen investieren müssen, um das Problem zu beheben.

Der Schlüssel, um diese Unsicherheit zu überwinden, besteht darin, zu berücksichtigen, wie sich die Anforderungen an das Hospitality-Management geändert haben und Software-Systeme aus verschiedenen Perspektiven innerhalb der Organisation zu verstehen. So können klügere Entscheidungen zur digitalen Transformation getroffen werden, die eine umfassende Zustimmung innerhalb der Organisation erzielen und die Property Management IT-Strategie des Hotels langfristig zukunftssicher machen.

Hospitality Management: Eine veränderte Landschaft

Das Hospitality Management sieht heute anders aus als noch vor wenigen Jahren. Talentmangel besteht weiterhin, obwohl sich das Reisen wieder auf das Vorkrisenniveau erholt hat und rund ein Drittel der US-Hoteliers erwartet, dass es bis mindestens 2030 dauern wird, bis sich die Personalsituation normalisiert. Die wirtschaftliche Aussicht ist ebenfalls verhalten. - Die Belegungsraten sollen laut Prognosen bis 2024 stabil bleiben, wobei der durchschnittliche Tagespreis (ADR) hauptsächlich für etwaige Umsatzsteigerungen verantwortlich ist. Laut PwC haben Faktoren wie steigende Leitzinsen und geopolitische Spannungen im Ausland einen indirekten Einfluss auf die Nachfrage an Hotelzimmern. Ein moderates Branchenwachstum wird erwartet.

Darüber hinaus ändern sich die Erwartungen der Reisenden in der postpandemischen Landschaft. Gäste planen ihre Reisen um neue Erfahrungen herum und Unterkunftsqualität und Treueprogramm-Vorteile wurden in einer kürzlich durchgeführten Skift-Umfrage als Hauptprioritäten genannt. Es besteht auch ein erneutes Interesse an der Personalisierung von Reisen. 75% der Hotel-Executives konzentrieren sich nun darauf, um die Kundentreue zu verbessern.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, müssen Lösungen für das Hospitality Management effizientere und schlankere Betriebsabläufe ermöglichen, Kosten senken und die Lücke in der Arbeitskräfteversorgung schließen. Hotels können auch die Erwartungen der Gäste übertreffen, indem sie Lösungen nutzen, mit deren Hilfe sie ihren Gästen maßgeschneiderte Erlebnisse bieten können. Führende Hotels wechseln zu cloudbasierten, integrierten Property Management Systemen, die eine vollständige Suite von Modulen bieten, um diese Ziele zu erreichen und wettbewerbsfähig zu bleiben.

5 Tipps für die Auswahl des passenden Systems

Bei der Suche nach neuer Hospitality Management Software neigen Hoteliers möglicherweise dazu, Lösungen in Betracht zu ziehen, die den größten finanziellen Wert bringen. Es ist jedoch auch wichtig zu berücksichtigen, wie sich unterschiedliche Systeme aus verschiedenen operativen Perspektiven heraus bewähren werden – nicht nur aus geschäftlicher Sicht, sondern auch aus der Perspektive der Endbenutzer, der IT, zukünftiger Stakeholder und - vielleicht am wichtigsten - der Gäste.

Ausrichtung an den Geschäftszielen

Die Branche entwickelt sich rasch weiter, mit neuen Herausforderungen im Property Management, die täglich entstehen. Während die Annahme spezialisierter Punkt-Lösungen, um jedes Problem zu bewältigen, wirtschaftlich erscheinen mag, kann es schnell dazu führen, dass Hoteldaten und -operationen fragmentiert werden, wenn man sich auf einen umfangreichen Technologiestapel verlässt. Alternativ erleichtert die Konsolidierung von Lösungen in ein integriertes System mit PMS, SCS, RMS und POS die Implementierung der für die Beschleunigung von Operationen und Kostensenkung erforderliche Automatisierung.

Aus geschäftlicher Perspektive erfordert die Optimierung von Gästeservice, Mitarbeiterzufriedenheit und Gewinn die Nutzung von Daten und die Einführung interdisziplinärer Prozesse. Diese beiden wesentlichen Komponenten bleiben miteinander verflochten. Eine konsistente Datenverwendung entlang der operativen Kette gewährleistet Ausrichtung und verhindert Fehler. Probleme wie Dateninkonsistenzen, erhöhte Verarbeitungszeiten und andere Ausfälle könnten ohne eine zentralisierte Informationsquelle auftreten. Daten werden auch aus analytischer Perspektive durch eine einheitliche Lösung zugänglicher und leichter nutzbar. Dies ermöglicht Führungskräften bessere Einblicke für strategische Geschäftsentscheidungen, während die Analyse von Gästedaten personalisierte Erlebnisse zur Steigerung von Loyalität und Umsatz liefern kann.

Was wollen die Endbenutzer (User)?

Property Management Systeme sollten die Arbeit der Mitarbeiter erleichtern, nicht erschweren. Punkt-Lösungen können Ihr Team bei spezifischen Funktionen gut unterstützen, aber Aufgaben werden umständlich und fehleranfällig, wenn Benutzer zwischen verschiedenen Schnittstellen wechseln müssen. Legacy- und komplizierte Systeme erzeugen nur Frustrationen.

Die Akzeptanz der Endbenutzer wird hauptsächlich durch die Benutzerfreundlichkeit der Software bestimmt. Benutzer sollten reibungslos durch die gesamte Suite navigieren und von einem einzigen System aus auf mehrere Module zugreifen können. Das steigert ihre Effizienz.

Benutzerfreundlichkeit kann auch zur Arbeitszufriedenheit beitragen und die Fluktuation reduzieren, während sie neuen Mitarbeitern hilft, das System schnell zu erlernen und zu beherrschen. Darüber hinaus spricht die Investition in eine anspruchsvollere All-in-One-Suite, die mobil-freundlich und intuitiv ist, die jüngere Belegschaft an, die von ihren Arbeitgebern modernere, technologieorientierte Plattformen erwartet.

Aufbau einer IT-freundlichen Infrastruktur

IT-Entscheidungen beeinflussen maßgeblich, wie neue Software - z. B. Infor Hospitality Management Solution - in einem Hotel implementiert wird. Legacy-Systeme vor Ort und umfangreiche Technologiestapel können Ihre IT-Abteilung erheblich belasten und die Kapitalinvestitionen mindern. Die Logistik der Verwaltung mehrerer Verträge für Punkt-Lösungen kann ebenfalls komplex werden, während die Aktualisierung und Aufrechterhaltung der internen Infrastruktur teuer ist.

Einige Faktoren umfassen Lizenz- und Implementierungskosten, Anpassung, Schnittstellen, Kosten für neue Versionen, Hardware, Hosting, Datenmanagement, Anwendungsmanagement, technisches Management, Schulung und Unterstützung der Endbenutzer. Wesentliche Entscheidungen aus Investitionssicht drehen sich darum, die Gesamtbetriebskosten zu senken und die Rendite zu maximieren. Eine effektive Hotelmanagement-Suite sollte nicht nur ein Kostenzentrum sein, sondern ein Katalysator für Wachstum und Effizienzverbesserung.

Die Zusammenarbeit mit einer vereinheitlichten Cloud-Lösung macht einen effizienteren Einsatz Ihres IT-Budgets möglich, sodass Sie nur für die Ressourcen bezahlen, die Sie benötigen, um Systeme und Daten zu pflegen. Anbieter sind dafür verantwortlich, Ihre Software mit der neuesten Technologie auf dem neuesten Stand und sicher zu halten. Lizenz-Modelle erleichtern die Implementierung anspruchsvoller Funktionen, Integrationen und Skalierbarkeit und sind kurz- und langfristig erschwinglicher.

Berücksichtigung zukünftiger Anforderungen

Die beste Property Management Infrastruktur berücksichtigt die Herausforderungen von morgen. An der Treue zu Legacy-Systemen festzuhalten, selbst wenn sie Ihre aktuellen Property Management Bedürfnisse zu erfüllen scheinen, ist keine zukunftsorientierte Denkweise. In vielen Fällen ist auch die Annahme von Punkt-Lösungen, die in der Regel kurzfristige Probleme anstelle langfristiger Bedürfnisse ansprechen, nicht zukunftsorientiert. Hoteliers müssen sich vorstellen, wie die Branche in den kommenden Jahren aussehen wird, wenn sie Software-Upgrades durchführen. Diese Perspektive wird am besten durch die moderne vereinheitlichte Hospitality-Suite ermöglicht, die darauf ausgelegt ist, flexibel zu bleiben und sich an Marktentwicklungen, neue Gästeanforderungen und technologische Fortschritte anzupassen.

Digitale Transformation und Gästezufriedenheit

Im Kern geht es in der Hotellerie darum, Gäste zu bedienen. Auch wenn Ihre IT-Infrastruktur auf den ersten Blick weit von der Gästeerfahrung entfernt zu sein scheint, ist es wichtig zu berücksichtigen, wie die digitale Transformation aus der Perspektive eines Gastes erlebt wird. Die Einführung einer neuen vereinheitlichten Hotel-Suite ist ein wesentlicher Schritt zur Verbesserung der "Guest Journey" durch Optimierung von Abläufen, Personalisierung von Interaktionen und Verbesserung der Kommunikation. Die Bereitstellung einer einheitlichen Plattform zur Verwaltung des gesamten Aufenthalts an jedem Berührungspunkt, von der Reservierung bis zum Check-out, bietet ein wirklich unvergessliches und reibungsloses Erlebnis, das Gäste immer wiederkommen lässt.

Starten Sie Ihre Cloud-HMS-Transformation

Viele Hoteliers haben die Aktualisierung von Legacy-Systemen seit Jahren oder sogar Jahrzehnten verzögert, oft aufgrund von Budgetbeschränkungen, konkurrierenden Prioritäten und der Angst vor Betriebsunterbrechungen.

Auf der anderen Seite sehen kluge Anwender bereits die Vorteile der Cloud-Transformation und integrierter Systeme für die Gästeerfahrung und den Umsatz. Technologiepartner wie Infor Hospitality, ein führender Anbieter im Bereich Hoteltechnologie, bieten einheitliche Lösungen mit integrierten PMS, Sales & Event Management, Revenue Management und POS, die bestmöglichen Ergebnisse liefern.

Da sich die Trends der Branche ändern, entwickeln sich auch diese Herausforderungen weiter. Das bedeutet, dass die implementierten Strategien entsprechend angepasst werden müssen. Sind Sie bereit, diese Reise zu beginnen?