Das Cloud Hotel Property Management-System als SaaS-Implementierung und was Sie erwartet

Wenn Sie eine größere Veränderung planen, ist es immer gut zu wissen, was Sie erwartet. Die digitale Transformation in Form eines Cloud-Hotel-PMS über SaaS ist in der Hotelbranche weit verbreitet. Bei einem so detaillierten Prozess wie diesem sind immer unvorhergesehene Variablen im Spiel, die sich voneinander unterscheiden. Aber eine Vorstellung davon zu haben, was Sie erwartet, ist hilfreich, um Spannungen abzubauen, Missverständnisse zu vermeiden und für die Zukunft zu planen.

Deshalb finden Sie hier eine Liste der Details und Bereiche, die bei der Implementierung eines Cloud Hotel-PMS häufig von Interesse sind. Wie bereits erwähnt, wird jeder Prozess in mancher Hinsicht so einzigartig sein wie die beteiligten Unternehmen und Partner. Aber wir hoffen, dass Sie sich anhand dieser Informationen ein klareres Bild machen können, um besser zu planen, effektiver zu kommunizieren und generell ein besseres Gefühl für den eingeschlagenen Digitalisierungspfad zu bekommen.

Einbindung aller Beteiligten

Der erste Schritt eines jeden soliden Prozesses ist immer gute Kommunikation zu einem möglichst frühen Zeitpunkt. Bei der Implementierung eines Hotel Property Management-Systems müssen dafür verschiedene Aspekte berücksichtigt werden. Zunächst einmal muss klar sein, welche Geschäftsziele für die Implementierung vereinbart wurden. Stellen Sie sicher, dass die Software Ihrem Unternehmen hilft, diese Ziele zu erreichen. Hierbei kommt ein guter SLA-Review-Prozess zum Tragen.

Zweitens muss die offene Kommunikation zwischen allen Beteiligten sichergestellt sein. Dazu zählt einerseits, den Vorstandsmitgliedern nützliche strategische Details zu vermitteln, damit sie den Sinn der Umstellung verstehen. Entscheidend ist aber anderseits auch, das Wissen von internen Fachkräften zusammenzutragen. Sorgen Sie dafür, dass auch sie immer auf dem Laufenden bleiben, bei wichtigen Diskussionen mitreden können und das gleiche Ziel vor Augen haben. Der nächste logische Schritt ist dann die Entscheidung, wie sich die große Aufgabe in mehrere kleinere Aufgaben aufteilen lässt.

Festlegen der Verantwortungsbereiche und Stärkung der Experten

Mit der Hilfe Ihres Technologiepartners, der die Software bereitstellt und über SaaS implementiert, steht im nächsten Schritt die Entscheidung an, wer wofür zuständig ist. Dies ist ein gutes Thema für die Gespräche rund um den Prozess, wenn es um die Details des Vertrags zwischen Ihnen und Ihrem Technologiepartner geht. Für einen reibungslosen Ablauf ist es zudem von entscheidender Bedeutung, dass sich die von Ihnen intern beauftragten Experten über die Aufgaben einig sind.

Diejenigen, die das SaaS-Modell am besten verstehen – also Entwicklerteams und interne und externe Akteure, die die Best Practices der Branche gut kennen – sind in dieser Phase wichtige Gesprächspartner. Sie sind eine große Hilfe bei der Planung der Umstellung, was die ganz praktische Sicht angeht. Dies beinhaltet die Sicherheitsanforderungen, Bandbreite, Architektur und andere wichtige Aspekte.

Der typische zeitliche Ablauf von SaaS-Implementierungen

Eine Reihe von Faktoren haben Einfluss auf den zeitlichen Ablauf. Einer davon ist die Komplexität der Software. In der Hotellerie gibt es kaum Lösungen, die komplexer sind als ein Property Management-System. Hotels sind auf diese Komplexität angewiesen, da sie nur so die wesentlichen Abläufe einbinden können, die ihre Geschäftsziele unterstützen. Dass der Implementierungsprozess kompliziert ist, steht außer Frage, zumal er stark von den bereits vorhandenen Lösungen, regionalen Vorschriften und anderen wichtigen Faktoren abhängig ist.

Sie sollten sich während des gesamten Prozesses kontinuierlich mit Ihren Partnern und Interessenvertretern über den zeitlichen Ablauf und Termine austauschen, anstatt sich einmalig auf einen bestimmten Erwartungswert festzulegen.

Pläne für den Übergang zwischen alter und neuer Software

Während der Umstellung von der vorhandenen On-Premise-Plattform auf die SaaS-Implementierung eines neuen Hotel Property Management-Systems muss der Hotelbetrieb weitergehen. Denn was auch immer hinter den Kulissen geschieht, Hotels sind weiterhin dafür verantwortlich, dass die Gäste einen optimalen Service erhalten. Was ist also in der Übergangsphase zwischen einer Lösung und Plattform zu einer anderen zu beachten?

Der Übergangsplan ist in den übergeordneten Digitalisierungsplan eingebettet, wobei einige Aufgaben ähnlich sind. Es wird ein Team gebildet, das für die Einführungsverfahren, den Wissenstransfer, die Dokumentation aller Vorgänge und andere wichtige Aspekte verantwortlich ist. Der Erfolg der Übergangsphase beruht auf der engen Zusammenarbeit zwischen internen und externen Experten.

Aufbau einer skalierbaren Plattform mit dem richtigen Partner

Warum migrieren Hotels und Resorts in die Cloud und stellen auf SaaS um? Ein Grund dafür ist die Einheitlichkeit des Betriebs. Schließlich bedeutet es, Standorte und Teams aus ihren isolierten Bereichen herauszuholen, damit sie unter gleichen Parametern arbeiten. Außerdem müssen Hotels sich dann weniger stark auf das Technologiemanagement hinter den Kulissen fokussieren und können sich besser auf ihre Strategie, Innovationen und ein besseres Gästeerlebnis konzentrieren.

Um die Anforderungen in diesen Bereichen zu erfüllen, ist eine Zusammenarbeit mit dem richtigen Technologiepartner hilfreich, der versteht, was Sie als Unternehmen erreichen wollen. Wie können Sie mit den von Ihnen aufgebauten Partnerschaften Ihre gesteckten Ziele umsetzen und auch in einer veränderten Wettbewerbslandschaft weiter erfolgreich sein?

In einem E-Book widmen wir uns genau diesem Thema und beantworten die Frage, wie sich langfristig stabile Technologiepartnerschaften aufbauen lassen. Hier können Sie sich Ihr Exemplar herunterladen.