Descubra cómo gestionar eficazmente los costos de almacén

Cómo gestionar sus costos de almacén y producir más valor

Aumentar la productividad en la gestión de almacenes implica no sólo mayores beneficios, sino también la satisfacción del cliente. La gestión de almacenes es una actividad compleja, ya que implica a personas y tecnologías que deben trabajar conjuntamente para minimizar los errores y aumentar la eficiencia de las operaciones.

Las actividades típicas de almacenamiento comprenden cuatro etapas: recepción, almacenamiento de materiales, preparación de pedidos y expedición. En este post, le daré ideas relevantes sobre cómo puede gestionar los costos de almacén y producir más valor. Eche un vistazo.

¿Cuáles son los principales costos de almacén?

Antes de hablar de los costos de almacén, permítanme darles una definición de este concepto. Se trata de una "caja", un "pulmón", un "almacén" que pertenece a una operación manufacturera o comercial, que se encarga de recibir las mercancías, almacenarlas, buscarlas según el pedido de un cliente, preparar después la expedición y emitir la factura fiscal y de transporte.

El costo de almacén es el costo relacionado con las actividades de almacenamiento: (1) recepción, (2) entrada en almacén, (3) picking (selección y recogida de las mercancías a expedir) y (4) expedición.

Los principales costos y gastos para llevar a cabo estas etapas son: mano de obra, alquiler (o compra, con la respectiva amortización) de espacio, maquinaria y equipos, mantenimiento de maquinaria, equipos e infraestructura física.

Mano de obra

El principal costo de un almacén es la mano de obra, pagada a través de nóminas, así como las cargas, prestaciones, impuestos y tasas previstos en la legislación laboral.

Alquiler del espacio

Además de pagar el alquiler del espacio del almacén, la empresa tiene que pagar las facturas mensuales de agua y energía. Además, suele ser necesario pagar el IPTU del espacio, así como realizar el mantenimiento siempre que sea necesario, relacionado, por ejemplo, con la hidráulica, la prevención de incendios y la instalación eléctrica.

Maquinaria y equipos

La maquinaria y los equipos requieren mantenimiento y se deprecian con el tiempo. Además de estanterías, balanzas y lectores, los equipos de manutención son los que generan más costos y cuidados: carretillas elevadoras eléctricas y de gas, transpaletas eléctricos y de gas, cintas transportadoras y clasificadoras, robots y drones. Conocer el estado de mantenimiento y la vida útil de cada equipo es esencial para evitar tiempos de inactividad y gestionar los costos de reparaciones y repuestos.

¿Cómo gestionar estos costos de almacén?

En cuanto a los costos, hay que señalar que están relacionados con las actividades de almacenamiento: recepción, almacenamiento, preparación de pedidos y expedición. Por lo tanto, una buena gestión de estos costos implica obtener datos de:
• nóminas;
• gastos de proveedores;
• informes internos de pérdidas.

En mi opinión, la comparación es la palabra que permite gestionar los costos de almacén. Es importante realizar estudios de benchmarking, ya que el análisis de la competencia permite identificar las distorsiones de los costos totales y los factores que las componen. Las comparaciones pueden hacerse internamente (un almacén contra otro, normalizados según el movimiento de cada uno) o externamente (contra los almacenes de la competencia).

Para facilitar la comprensión, puede comparar el número de empleados necesarios para mover un determinado número de artículos al día. Puede llegar a la conclusión de que su almacén consume más horas extraordinarias que sus competidores o que sufre un nivel de pérdidas superior al de éstos. Una vez identificadas las causas de estas distorsiones, la dirección debe actuar para eliminar los fallos.

Esto se hace orientando y cambiando procesos y procedimientos, empezando por ajustes puntuales (por ejemplo, devolver las carretillas elevadoras inactivas). También son necesarios ajustes radicales en la gestión del almacén en caso de huelgas, paros de transportistas o aumentos generalizados de costos y gastos, con el fin de alcanzar los objetivos propuestos en la planificación.

Una buena planificación

La planificación del almacén se basa en un estudio de costos. De este modo se obtendrá una buena previsión de los costos fijos y variables de la actividad.

Métodos de almacenamiento

En función del producto almacenado, hay que aplicar métodos para tratar, por ejemplo, los artículos perecederos. El uso de una metodología específica es muy útil, ya que implica ventajas como una mayor organización del almacén y una mejor optimización del espacio. Algunos productos no pueden mezclarse ni estar cerca unos de otros: por ejemplo, los productos que exudan contaminantes o reactivos en otros productos deben aislarse. Esto sólo es posible mediante un control preciso de los artículos y su ubicación dentro del almacén. Parece fácil hasta que se almacenan miles de productos diferentes en el mismo almacén.

La tecnología ayuda

Un almacén con procesos informatizados alineados con la transformación digital suele dar resultados a corto y largo plazo.

La tecnología en los almacenes incide en varios frentes: reduce la necesidad de personal, disminuye los riesgos operativos, mejora la calidad de las actividades de picking y expedición y, en consecuencia, reduce los costos operativos en las actividades de almacenamiento.

Los gemelos digitales ayudan a realizar simulaciones en los procesos de entrada en almacén y picking, reduciendo así los movimientos necesarios, aumentando la productividad laboral y reduciendo los daños y pérdidas de mercancías.

Los drones se utilizan en el recuento físico, aumentando la velocidad y reduciendo las interrupciones en las operaciones de almacenamiento.

La generación de información precisa -dónde está, cuánto tiene, cuál es su estado de conservación- evita roturas y falsos niveles de disponibilidad para las áreas comerciales a la hora de confirmar la existencia de mercancías para su entrega y venta.

Antes de invertir en la automatización del almacén, es aconsejable asegurarse de que los procesos y controles están en su lugar - de esta manera se evita la automatización de actividades inútiles o cometer errores más rápidamente.

¿Qué precauciones hay que tomar en la gestión de almacenes?

En materia de gestión de almacenes, conviene recordar el dicho: "el costo es como una uña: siempre hay que cortarla porque no para de crecer". Como el almacenamiento es una actividad que repercute en el nivel de servicio prestado, cualquier mejora en términos de costos no debe ir en contra del contrato firmado con el cliente, ya que esto hará que la empresa pierda reputación.

La mano de obra es una partida que individualmente pesa mucho en el costo total del almacenamiento. Por lo tanto, hay que tomar todas las precauciones para evitar los tiempos muertos, como respetar los convenios, los acuerdos sindicales, la disponibilidad y la rotación del personal y los turnos de trabajo

Los costos de almacén, aunque son muchos, se gestionan y controlan mejor con la ayuda de la tecnología. Como hemos visto a lo largo de este contenido, se trata de una actividad muy compleja, en la que intervienen mano de obra, maquinaria, equipos y sistemas.

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