Del Caos al Control: Cómo un WMS ordena la gestión de inventarios

Cómo un sistema WMS impacta profundamente el orden en el almacén.

Nos sentamos con Gerzon Gusmán, consultor de WMS de DoBetter, empresa chilena de consultoría experta en optimización de procesos en cadena de suministro, para entender como un sistema de gestión de almacenes (WMS) puede ordenar la gestión de inventarios.

La confiabilidad del inventario es vital para las organizaciones, de ella dependen las planificaciones de abastecimiento, las ventas. En tu experiencia, ¿Cuándo es necesario dar el paso a la adquisición de un WMS? ¿Qué dolores son críticos y no deben dejarse pasar porque impactan la rentabilidad de la organización?

GG: La necesidad de un WMS surge de dolores importantes dentro de la organización en criterios de nivel servicio, o manejo del inventario y la correcta gestión del mismo. Sin duda es el correcto seguimiento de la gestión de stock, dado que de este indicador se ven afectados otros procesos como: Planificación a la hora de comprar excesivamente o comprar por debajo de lo necesario, ajustes de stock (impacto a nivel contable), nivel de servicio.

¿Cuáles son los principales KPI’s? ¿Qué se espera mejorar con el WMS en este nivel?

GG: Principalmente el seguimiento y asertividad de inventario. Adicionalmente vemos afectados positivamente la generación o mejoramiento de indicadores de productividad.

Si existen ERP al interior de la organización, ¿Cómo funcionaria el proceso de interfases con un WMS?

GG: Las interfaces son muy importantes a la hora de la integración con el WMS, dado que se debe mapear correctamente los datos necesarios para una correcta operatividad y gestión de los

Hay muchas variables que interfieren en la ejecución de los procesos, dotación, sistemas, documentación, stakeholders y más. ¿Cómo se logra un correcto entendimiento de los procesos? ¿Qué pasa cuando hay diferencias entre la ejecución y los procesos documentados? ¿Qué tan común es?

GG: Lo principal es tener interacción con los intervinientes de cada proceso, lo que puede que los inicios del proyecto sean complejos por la modalidad remota que puede tomarse. Sin duda lo que determina este punto es la visita técnica a las instalaciones y presenciar el proceso como tal. Que existan diferencias entre lo narrado por el locutor y por los operadores suele ocurrir al menos en los detalles del proceso, los mismos son de suma importancia para poder entender al 100% la necesidad y que necesitamos cubrir con la herramienta. Para evitar esta discrepancia entre la operatividad y la teoría manejada por el supervisor o administrativo del proceso, es necesaria la participación de todos los integrantes del proceso para así tener una visión general del mismo y no una obtusa desde un punto de vista particular.

Hablando de la implementación como tal, ¿Qué es lo primero por realizar? ¿Existen metodologías o estándares?

GG: Para ambas opciones la respuesta es sí, existe una metodología Agile por parte de Infor en la implementación que busca que el cliente se apegue en un 60% al estándar de la herramienta, así teniendo un 30% de modificaciones menores y dejándonos un margen de 10% para particularidades provenientes del cliente que dependan de alguna extensión o desarrollo por parte del equipo.

La capacidad adaptativa del WMS y su eficiencia relativa a los tiempos y costos de implementación tienen estrecha relación. ¿Cómo se optimizan los tiempos de implementación? ¿Cuál es la capacidad de adaptación del WMS?

GG: Los tiempos de implementación se definen de forma contractual en el diseño del proyecto, aquí también se revisan las actividades y periocidad que tendrán las mismas.Como punto importante, tanto el éxito como la rapidez de la implementación dependen del arraigo de conocimiento que puedan adquirir los Key Users, dado que este ellos son el traspaso de la información de para la operación, que son el usuario final del sistema. El sistema en sí está en una constante retroalimentación con los feedback proporcionados por los clientes. Esto ha sido una ventaja para que la herramienta de forma estándar aborde muchas necesidades según la particularidad de cada cliente, de igual forma existe la posibilidad de realizar desarrollos, o extensibilidades de ser necesario. Otros puntos claves en la gestión de bodega es la toma de inventarios cíclicos, abastecimiento y despacho de compras.

¿El hardware utilizado por los clientes tiene impacto sobre el WMS? ¿Existen equipos que no sean compatibles?

GG: Sin duda, es necesario contar con el equipo idóneo para el correcto funcionamiento del sistema, por ejemplo: Iluminación de Wi-Fi, pistolas de radiofrecuencia, etc. Más allá de no ser compatibles con el WMS, es que tienen un software obsoleto que no soportaría el sistema propiamente tal

¿Cómo gestionan las pruebas, entrenamientos y ejecución real del WMS con el cliente? ¿Hay etapas delimitadas para ello?

GG: Efectivamente, se realizan pruebas paulatinas hasta llegar a la salida en vivo, estas pruebas y entrenamientos se realizan en 5 fases:

• Pruebas en ambiente TRN: Son pruebas genéricas más de familiarización con el sistema por parte de los Key Users. Aquí hay un acompañamiento en todo momento por los implementadores, material de apoyo, resolución de dudas, etc. Todo esto enfocado al entendimiento del sistema como tal.
• Recopilación de data, proceso de configuración, carga de datos, confección de integraciones, etc. Datos tales como: Artículos, clientes, perfiles, usuarios, operadores, carga de stock, etc.
• Pruebas en ambiente TST N°1: Posterior a la recopilación de datos, configuraciones y carga de datos en el ambiente de test, el cliente realiza pruebas con data propia y real, con órdenes de venta, recepciones, órdenes de despacho, etc. Estas pruebas son guiadas por los implementadores.
• Pruebas en ambiente TST N°2: Una vez finalizadas el primer circuito de pruebas, se realiza una segunda tanda, por parte del cliente directamente por los Key User, sin guía de los implementadores, pero con acompañamiento, en caso de que surja algún issue o problema que detenga el correcto flujo de las pruebas.

Salidas en vivo o GO LIVE: Una vez implementado, testeado y configurado el WMS, ¿Qué pasa con las primeras semanas de uso real con el cliente? ¿Si existe un error como lo gestionan?

GG: Para la salida en vivo se planifica un periodo de acompañamiento presencial y otro remoto, para que en las primeras semanas de salida en vivo puedan abordarse las mayores dudas que puedan surgir en el proceso. En caso de existir algún error, ya sea de configuración o sistémico, es atendido inmediatamente por el equipo de implementación y si este escapa del alcance del equipo, es levantado mediante un ticket a Concierge y posteriormente redirigido al área correspondiente.

Una herramienta tan potente como el WMS, ¿Qué beneficios entrega a la organización? Menciónanos los 5 más importantes para ti

GG: Los principales beneficios de un WMS en una organización:

• Asertividad del inventario: Un WMS garantiza un registro preciso de los productos en el Centro de distribución, minimizando errores y pérdidas del nivel de servicio.
• Optimización del espacio: El sistema asigna ubicaciones estratégicas a los productos, maximizando el uso del espacio, reduciendo costos de bodegaje, y disponibilizando mayor cantidad de posiciones vacías.
• Eficiencia en la gestión de pedidos: Facilita rutas de preparación haciéndolas más eficientes para los picadores, lo que ahorra tiempo y disminuye errores en la preparación de pedidos.
• Reducción de costos laborales: La automatización de tareas reduce la dependencia de la mano de obra manual, lo que se traduce en ahorros laborales.
• Mayor visibilidad y trazabilidad: Proporciona una visión en tiempo real de la ubicación y estado de los productos, mejorando el seguimiento y la trazabilidad.
• Mejora el almacenamiento: El sistema alude a la estrategia de almacenamiento, ya sea por rotación, valorización, etc. Dejando así la disponibilidad del inventario por zonas o áreas específicas.

GG: Un Sistema de Gestión de Almacenes (WMS) no solo asegura la confiabilidad del inventario, sino que también ofrece una serie de beneficios clave, incluyendo la asertividad del inventario, la optimización del espacio, la eficiencia en la gestión de pedidos, la reducción de costos laborales y una mayor visibilidad y trazabilidad. Su implementación adecuada es esencial para mejorar la rentabilidad y la eficiencia en las operaciones de una organización.

Junto a un proceso tan complejo como la implementación de un WMS las organizaciones deben contar con una “Madurez Digital” al mismo nivel, sin ello las herramientas tecnológicas no serán aprovechadas a su máxima capacidad.

 

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Entrevista publicada originalmente en el blog de DoBetter.